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Job opportunities

Assistant Administratif H/F

Reference : IGBMC / AA-13

Offer publication : Nov. 8, 2019

L'IGBMC recherche un assistant administratif de double cursus Médecine - Sciences (H/F) dans le cadre d’un poste contractuel de 9 mois.

Assignments

L'assistant administratif réalise de manière polyvalente les activités administratives, financières et opérationnelles du Double cursus Médecine-Sciences de l'Université de Strasbourg.

Il coordonne et réalise les activités administratives, financières et opérationnelles du Département de Biologie Structurale Intégrative (BSI) de l'IGBMC.

Activity

Activités principales :

Double cursus Médecine-Sciences :

-Assister le coordinateur dans l'organisation logistique et administrative du programme ;

-Gérer les missions et commandes en liaison avec les services et composantes de l'Université de Strasbourg

-Assurer le contact avec l'équipe enseignante et les partenaires du projet ;

-Assurer le suivi du programme (recrutement, suivi logistique et administratif des stages, missions, participation aux conférences, etc) ;

-Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le suivi de l’activité ;

-Organiser les réunions et évènements, localement et en lien avec le Réseau National des Filières Médecine-Sciences ;

-Réaliser le suivi financier des actions menées via les outils adaptés et maintenir un tableau de bord, à cet effet ;

-Suivre l’évolution de la réglementation sur le domaine de gestion « études et scolarité ».

Département BSI :

- Assister le Directeur et accompagner les chercheurs du département (12 équipes de recherche) dans leurs démarches administratives et logistiques, en lien avec les services de la structure et les partenaires extérieurs (Universités, CNRS, INSERM, etc.) ;

- Gérer l'organisation administrative et logistique des séminaires, congrès et workshops du département et des infrastructures de biologie structurale du département ;

- Assurer la circulation de l’information et des documents requis, notamment financier, auprès des services supports de l’IGBMC (finance, achat, RH) ;

- Réaliser le suivi financier des actions menées via les outils adaptés au sein de la structure et maintenir un tableau de bord à cet effet.

 

Required skills and abilities

Connaissances : 

-Organisation de l’enseignement supérieur ;

-Connaissance de base en gestion financière et comptable et des techniques contractuelles ;

-Connaissance souhaitée de la règlementation et des procédures administrative des EPST, GI et EPSCP :

•Missions, bons de commandes (Geslab, Arpagon, SIFAC, etc.)

•Outil de réservation en ligne des voyages (Simbad, Selectour, Travel Planet, etc.)

•Logiciel de communication des évènements (Bio Actu, etc.)

-Technique d’élaboration de documents ;

-Technique de communication ;

-Maitrise de l’anglais (langue de travail).

 

Compétences opérationnelles : 

-Maîtrise de l'outil informatique : 

•WORD, EXCEL, POWERPOINT, PUBLISHER   ;

•SciencesConf (création du site web de congrès) ;

•Wordpress (mise à jour du site web du double cursus) ;

•Illustrator (suite Adobe).

 

Savoir être : 

-Autonomie ;

-Rigueur ;

-Sens de l'organisation ;

-Esprit d'initiative ;

-Disponibilité.

 

Langues : 

Anglais : B2 Niveau Avancé

Job specifications

-Amplitude horaire importante éventuelle (liée à l’activité congrès, notamment) ;

-Interactions indispensables avec l’ensemble des interlocuteurs (chercheurs, administratifs, étudiants, etc.) ;

-Traitement d’informations à caractère confidentiel (en lien avec le traitement administratif des évaluations semestrielles du double cursus Médecine-Sciences) ;

-Organisation spécifique liée aux différentes activités du double cursus Médecine-Sciences et du département.

Your application

Merci d’envoyer votre CV et lettre de motivation à :

Valérie LAMOUR (lamourv@igbmc.fr), Coordinatrice du double cursus Médecine-sciences - Faculté de médecine ; Chef d'équipe du département Biologie Structurale Intégrative à l'IGBMC.

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